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マネジメントは時間の使い方を管理して時間あたり生産性を向上

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マネジメントは時間の使い方を仕事

仕事をする上で、重要な事はマネジメントです。

マネジメントは、チームであっても、自分自身のセルフマネジメントにおいても重要です。

成果を生み出せるかどうかは、マネジメントにかかっています。

 

マネジメントで、最重要なものは、時間の使い方です。

時間は何よりも貴重な資源です。

たとえどんなに大富豪であっても、過去の時間を取り戻すことはできない。

仕事の生産性を向上させるために、時間の使い方をマネジメントすることが不可欠です。

チームにもマネジメントがあるのは、チームの成果を上げるために必要です。

 

しかし、チームマネジメントにしても、実際のところ、セルフマネジメントが重要になります。

セルフマネジメントは自己管理するものです。

 

セルフマネジメントのないチームには、残念ながら、成果は生まれません。

あなたが管理者ならば、チーム員の時間の使い方を管理する立場にいるのかも知れません。

時間当たりの生産性を向上させることが、マネジメントの結果です。

仕事の良い成果に繋がる。

では、掘り下げてみましょう。

 

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マネジメントは時間の使い方を管理する事から始まる

「時間の使い方をマネジメントする」

マネジメントは、時間の使い方から、始まります。

 

この言葉の意味を、本当に理解しているだろうか?

価値を生み出さない事に使ってしまった時間・生産性の低い時間。

つまり、時間の使い方で、ロスしている時間が、ないだろうか。

セルフマネジメントも、チームマネジメントも然りです。

 

もし生産性の低い時間があるのなら、それは時間の使い方を損失していることになります。

タイム損失(ロス)だということです。

時間の使い方をマネジメントできてない状態です。

それは、生産性が向上しないことに、繋がります。

 

時間の使い方の損失なのか、どうかと判断する基準は、「もしもその事をしなかったとすると、どんな困ったことが起こるのか」です。

 

実際には、しなくても困らないことに、時間を使って、時間の使い方をロスしていることは、非常に多いです。

これは、仕事の優先順位の考え方にも通じます。

そして残念なことに、時間の使い方の損失を、完全になくすることはできません。

しかし、時間の使い方のロス時間を減少させることはできます。

その積み重ねは、生産性向上に寄与するはずです。

 

 

ロスした時間=損した時間=時間の使い方を間違えているケースです。

時間の使い方の損失を無くして、重要な物事に時間を使えるようにするのが「マネジメント」です。

マネジメントで、有意義ではない時間を減らします。

生産的なことにその時間を使うことで、生産性を向上させることができます。

 

 

 

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マネジメントのカギは、時間の使い方のロスをなくすること。

 

仕事の時間の使い方、特に営業マンの時間の使い方に、フォーカスしてみます。

「やらざるを得ないこと」、「やらないということが出来ないこと」もある。

しかし、他の何かの業務と併用することや工夫によって、時間の損失を減らし、生産性向上に少しでもプラスになります。

 

マネジメントは時間の使い方|生産性向上に最も影響する移動時間

営業マンが顧客の家に訪問しようとするとき。

実際の面談時間30分〜40分の為に、移動する時間は前後1時間必要になることがある。

往復の移動時間と面談時間を合計すると約3時間にもなる。

しかし、そのうちの2時間はただの移動時間です。

時間の使い方を生産性の向上から、考えると生産性は「ゼロ」という事になります。

 

この生産性の向上がゼロにならないように、時間の使い方を工夫できないか。

例えば、「訪問先を複数にすること」で1訪問あたりの時間の使い方のロス時間が軽減されるのではないか。

 

次の訪問先をそのエリアに集中し、他の顧客への訪問予定をスケジュールすることで、時間の使い方のロス時間を減らすことができる。

これも、生産性向上のマネジメントの一つです。

 

時間の使い方で生産性の向上のために、予定外の相手からの電話+メール+訪問は、可能な限り断る

相手からの予定外の電話・メール・訪問は、すべて勝手にやってきます。

そして、私たちの貴重な時間を奪っていくものです。

 

緊急性のない取引先からの電話。

メールもそうです。

急いではなさそうだが、一応目を通しておいた方が良いかもしれないと考えてしまう。

予定外のアポなしの来客もそうです。

これらの対応に、時間の使い方をロスしてしまいます。

時間を取られて、生産性を落とすことになります。

生産性向上にとって、マイナスです。

 

生産性向上にとって、大きなマイナスになる相手からの営業の来社や電話

これらの中で、相手からの営業訪問+電話であることも少なくないです。

 

実際には、予定していない電話や訪問を断っても、悪いことは起きません。

取引先会社や銀行等の突然訪問、広告会社のアポなし訪問や営業電話。

毎日送られてくる大量のメール。

断ってみてください。

 

それを追いかけるように、またまた営業電話がやってくる。

これらには、すべて失礼のないように、断ればいいのです。

 

 

マネジメント|場当たり的に思考しているから生産性が向上しない

営業がPCを見て、思考しているだけの時間。

一見すると、営業アプローチをする準備をしているようにも見える。

しかし、それにかける時間が長すぎます。

 

営業の根本的な仕事は、何か?

それは、「見込み」を作り続けることです。

見込み客を作り続けるための、準備と行動が、営業がなすべき「基本的な仕事」です。

 

それ以外は、重要度ではなく、緊急度が高いだけです。

もしかすると、重要度を軽んじてしまったために、緊急度が増してしまっただけなのかもしれません。

 

時間の使い方をマネジメントする指標は、「重要度」です。

重要度に特化した、時間の使い方をマネジメントすることが、生産性を高めることになります。

 

 

時間の使い方をマネジメント|生産性向上の為の行動になっているか

営業マンを例にすれば、

貴重な「時間」という資源は、顧客と話したり、メールや手紙を作成する時間にのみ、充てるべきなのです。

それが、営業にとって、有意義な時間となり、生産性が向上するのです。

 

生産性の低い営業は、「手を動かすこと、口を使って顧客と話すこと」にかける時間がとても短いです。

時間の使い方が、重要度に集中していないということです。

 

重要度に集中した、時間の使い方をマネジメントした営業マンは、緊急度に支配された行動をしなくてすむようになります。

 

 

時間の使い方をマネジメント|ロス時間

時間の使い方をマネジメントできていない営業。

都度、時間の使い方を迷いながら考えたりして探したりする。

重要度にフォーカスした時間の使い方マネジメントしていないため、生産性が上がらない行動をしている。

それでは、時間の使い方のロス時間が増える。

 

また、一つのアクションが終わるときに、次にいつ何をするのか、これを組み立てていけばいいのです。

それによって、未来の予定がどんどん埋まっていきます。

生産性の悪い営業は、それをしないので、スケジュールは常に空白です。

面談したあと、ハガキ書いたあと、メール・電話したあとに、次は何日に何をどのようにするのか決めてスケジュールに入れてください。
これを行うことで、その日には迷うことなくそのアクションを行うことが出来る。
これを無限に繰り返せば、顧客との予定がないということは発生しません。

都度、場当たり的に考えるというクセをやめることです。

ロス時間が減少します。

生産性向上が少しだけでも進みます。

 

時間マネジメントをしていないと、予定外の仕事を頼まれる

これも典型的なロス時間です。

 

組織として、互いの協力は必要です。

しかし、それは同時に相手の時間を奪ってしまうことなのだとの自覚の上で、頼むべきです。

また、互いの行動予定がわかっている中で、相手の時間負担にならないのなら、協力により、効率性が高まることになります。

 

ただ、そもそもなぜ頼まれるのかというと、スケジュールが白いからです。

予定のないヒマな社員に見えるから、頼まれるのです。

 

過去についての思考時間は生産性を下げるだけ

ビジネスマンにとって、思考することは重要なことです。

 

ただ、思考だけに時間をかけすぎては、時間の使い方はマネジメントができていないロス時間になってしまいます。

マネジメントがうまくいかずに、生産性が下がってしまいます。

過去に起きたことについて、考えている時間も同じです。

すでに、終わってしまったことは、何をしたって変わることはありません。

 

それよりも、今何をするのか、だけに時間の使い方をマネジメントしてください。

そして、未来についても、遠くにおいてある「ゴール」に向かったなら、未来について考えることも、それでやめるのです。

未来は、今日の瞬間が積み重なって出来上がっていくものだからです。

繰り返しますが、最悪なのは過去の出来事である成功も失敗も、すでに考える価値はありません。

今日のこと、これからすること、今することを考え集中するのです。

 

過去について、失敗の原因を振り返り、未来に生かすというと、一見良さそうですが、実はその思考の途中から外れて、後悔や失望の中をぐるぐるとさまよう時間に変わってしまいます。

考えるとしたら、1回だけにしましょう。

 

 

 

時間の使い方をマネジメント|生産性向上の邪魔になる価値を生み出さない共同作業

組織で仕事をしているとき、勘違いをしていることがある。

互いに協力しあって何かをなす。

 

というと、聞こえは良いが、実は責任不在であったり、管理者がいない状態で、ロス時間を作り続けていることがあります。

マネジメントできていない時間の使い方です。

それを複数のスタッフで、やることで、どんな価値を生み出すのかを、考えるべきです。

 

本来は、1+1=2か3になるから、組織で行うメリットがあるのです。

しかし、現実は、1+1=1になっていることが、少なくない。

生産性向上にならない典型的現象です。

単なるお手伝い作業にしかなっていない共同作業は、生産性を下げるロス時間でしかありません。

 

 

 

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まとめ

 

時間にフォーカスして仕事をする。

大事なことです。

時間の使い方をマネジメントすること。

P・ドラッカーさんも言っています。

成果を上げるには、時間の使い方をマネジメントすることだと。

 

私たちは、やらなくてもいいようなことに、たくさん時間の使い方をロスさせられています。

1日の中で、どれだけの時間を本来の自分の仕事に使っているか、というと驚くほど少ないことに気がつきます。

 

マネジメントの時間の使い方の重要性に気づきます。

生産性の向上に邪魔することに使っている、時間の使い方が思っている以上に多いのです。

そして、残念なことに時間の使い方のロスを全部なくすることができないのです。

しかし、時間の使い方のマネジメントをして、毎日1時間でも2時間でも、ロス時間から有効な時間に変更できれば、生産性を上げることができます。

 

 

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