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仕事の優先順位のつけ方はマトリックスで|決め方を間違うと仕事にミス

仕事優先順位を考えるときに、「緊急度」と「重要度」という、ポイントがあります。

多くの人が、仕事の優先順位を間違えます。

緊急度の高い仕事を「やるべきこと」だと錯覚します。

 

しかし、実際には、ある仕事は、緊急度は高いが、重要度が低いことがあります。

しかも、その仕事に大事な時間の多くを使ってしまっています。

 

その結果、残業が増えたり、ビジネスマンとしての実績を出せ無かったり、してしまいます。

 

あなたが本当に優先すべき仕事は、どれなのか。

筆者の社会人としての40年経験から解説します。

 

仕事の優先順位のつけ方は、マトリックスでの決め方が効率的だ

 

仕事 優先順位 つけ方 マトリックス

 

優先順位1位の仕事は、「緊急ではないが重要な仕事」

 

仕事は、緊急度の高さ低さと重要度の高さ低さで、4つに分かれます。

1)緊急度が高く、重要度が高い仕事

2)緊急度は低いが、重要な仕事

3)緊急度が高く、重要度は低い仕事

4)緊急度も重要度も低い仕事

 

仕事の優先順位のつけ方は、緊急性が低いが重要度が高い仕事

実は、緊急度が低い仕事=急いでいない仕事の中に、今すぐにやるべき仕事が眠っています。

本来は、この仕事だけに、時間を使いたいほどです

 

何故なら、この仕事だけが、明日以降の未来に繋がる仕事だからです。

営業の仕事に例えるならば、見込み客を発掘する仕事、自分の好感度を高める仕事、まだ決断が出来ていない顧客との直接商談等が、そうです。

 

しかし、残念なことに、緊急性の高く重要度の高い仕事、そして緊急性は高いが重要度の高くない仕事の2つに、時間を奪われてしまいます。

その結果、業績は良かったり悪かったりを繰り返し、通してみれば、良い業績評価を受けるところまでいけません。

この領域の仕事に多く時間配分していけると、営業でいえば、実績が途切れることがなくなります。

 

 

仕事の優先順位のつけ方は、緊急性が低いが重要度が高い仕事

この仕事は、急ぎで片付けなければならない仕事です。

かつ、重要度も高い仕事です。

 

営業の仕事を例にすると、「今日の顧客との売買契約」などがそうです。

この仕事に求められるのは、スピードです。

速やかに、完了することです。

 

実は、この仕事は新たな価値を生み出す仕事ではありません。

昨日までの仕事の結果、今日しなければならない仕事です。

実は、仕事の本質は、既に完了しています。

 

営業の例でいえば、商品を買ってくれることまでの仕事は、昨日までで終わっています。

商品買ってくれることを書面化する仕事は、実は仕事というよりも、業務に近いものです。

ですので、今日の売買契約によって、新たな価値が生み出されることはありません。

 

 

仕事の優先順位|緊急度が高く、重要度が高い仕事

この仕事の多くは、自分でなければならない仕事は、ほとんどありません。

可能であれば、誰かにやってもらうことです。

誰かにやってもらうことが、出来なければ、なるべく時間を掛けずに行うことです。

 

意外にここに時間をかけているケースが多い。

 

仕事の優先順位|緊急性は高い重要度が低い仕事

コレは、やらなくて良い仕事です。

それは仕事とは言えません。

 

万が一、この作業に時間を取られているのなら、今日現在の業績もないし、未来に業績が上がる見込みもありません。」

もし、1日の中で、ⅰ時間で持つかなわれている事実を発見したら、なんとか工夫してこの時間を無くすることです。

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仕事の優先順位|緊急性が低く、重要度も低い仕事

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人間には、「緊急度が高い」ということに、反応してしまう傾向があります。

 

優先順位の決め方を間違えて、「緊急度」に軸を置いた考え方/決め方を続けていると、「毎日が忙しい。でも成果が上がらない」という結果を招いてしまいます。

 

仕事の優先順位のつけ方を間違うと低い効率の仕事へ流れてしまう

自分の仕事の役割において、重要な事は何なのか?

重要度を軸にして仕事を整理してみるのです。

トップにある画像の中に、分解して、置いてみてもいいです。

 

 

仕事の優先順位で軸に置くべきは、緊急度ではなく、重要度です

次の手順で、考えて決めて下さい。

1)もし、その仕事をやらずに、1週間過ぎたら、何か悪いことがおきるのか。

2)その仕事は、自分でなければならないのか。

 

2つとも、「〇」なら、それがあなたが今やるべき仕事です。

 

 

仕事の優先順位|重要度の判断が苦手な人・決められない人がいます

仕事の優先順位を考えるときに、最も優先すべき仕事は、理解出来ましたか。

 

緊急性は低い仕事の中にこそ、やるべき仕事、やらないといけない仕事があります。

つまり、期限のない仕事の中にこそ、やるべきことが隠れています。

この領域の仕事だけが、未来に繋がる仕事です。

この領域の仕事だけに、時間を使えるようにコントロールしたいものです。

 

しかし現実は、そうではありません。

 

優秀なビジネスマンになるためには、重要度は低いですが、重要度の高い仕事に、時間を使えるようにすることこそが、本来実現すべき働き方改革です。

この時間の使い方にこそ、優秀な無事ネスマンになるためのヒントがあります。。

 

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